Digitale Archivierung – Warum ist das für jedes Unternehmen nun Pflicht?
Die digitale Archivierung von Geschäftsbriefen ist ab dem 01. Januar 2017 für Unternehmen zur unumgänglichen Pflicht geworden. Dokumente, die als Geschäftsbriefe gelten oder steuerlich relevant sind, fallen unter die Regelungen für die ordnungsgemäße Buchführung – egal, ob diese digital oder in Papierform vorliegen. Dazu gehören unter anderem Angebote, Rechnungen oder Handelsbriefe, die per E-Mail versendet oder empfangen wurden.
Grundsätzlich müssen alle relevanten E-Mails und deren Dateianhänge vollständig, manipulationssicher und jederzeit verfügbar aufbewahrt werden. Weiterhin müssen die Daten maschinell auswertbar sein. Eine alleinige Aufzeichnung auf Mikrofilm oder Papier ist nicht ausreichend, da diese den Anforderungen an die (jederzeitige) maschinelle Auswertbarkeit nicht genügt. Weiterhin stellt eine Langzeitarchivierung im verwendeten E-Mail-System, z.B. Outlook oder Exchange-Server, keine geeignete Lösung dar, da die Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit (insbesondere Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit) nicht erfüllt werden.
Die Gewährleistung der GoBD-Konformität wird bei immer mehr Betriebsprüfungen eine zentrale Anforderung sein.
Dabei ist es nicht ausreichend, ein digitales Archivierungssystem einzusetzen. Zusätzlich müssen sämtliche Verfahren und Abläufe schriftlich dokumentiert werden.
Geschäftsunterlagen in Form von E-Mails sind dann für sechs bis zehn Jahre digital zu archivieren. Ab 2017 muss in allen Unternehmen auf eine digitale Langzeitarchivierung unter Beachtung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen umgestellt werden. Wer weiterhin Mut zur Lücke hat und dann das geforderte Datenmaterial während einer Betriebsprüfung nicht liefern kann, könnte vom Finanzamt mit einer Steuerschätzung belegt werden. Das geht finanziell in der Regel zu Lasten des Unternehmens. Gemäß § 283 StGB4 ist auch eine Freiheitsstrafe von bis zu 2 Jahren bei Verletzung der Buchführungspflicht möglich.
Viele Ausführungen der GoBD sind nichts Neues, jedoch bewirken die GoBD, dass diese wieder oder erstmals ins Gedächtnis der steuerpflichtigen Unternehmen gerufen werden. Viele Aspekte führen gar zu einer Renaissance längst vergessener oder verdrängter Themen. Daher sollten die GoBD zugleich als Chance gesehen werden, betriebliche Prozesse kritisch zu hinterfragen und diese der aktuellen Rechtslage anzupassen und Abläufe dadurch zu digitalisieren und optimieren.
Diese Videos erklären anschaulich, warum digitale Archivierung so notwendig wie eine Datensicherung für Sie ist:
GoBd aktuell erklärt:
dieses Video von 2011 ist aktueller denn je nach den Änderungen der digitalen Archivierung gem. der GoBD zum 1.1.2017
Was passieren kann, wenn Sie keine digitale Archivierung einsetzten – ein Erfahrungsbericht eines Maler-Meisters.
Link zum goBD vom Bundesfinanzministerium
Für weiterführende Beratungen steht Ihnen gerne Markus Himmelsbach zur Verfügung.